財務(wù)共享中心財務(wù)機器人應用

        實(shí)施背景

        傳統企業(yè)運營(yíng)模式正面臨IT新技術(shù)的挑戰，新技術(shù)的運用對傳統的企業(yè)管理人員甚至員工帶來(lái)了巨大的沖擊，大數據技術(shù)、人工智能、機器人流程自動(dòng)化（RPA）等已廣泛服務(wù)于各行業(yè)。機器人流程自動(dòng)化（RPA）在各事務(wù)所及咨詢(xún)機構中成為推廣用于解決大量標準化和有明確規則的重復工作的最佳方案。RPA極大的降低人工成本、提高工作效率和工作質(zhì)量。近些年，隨著(zhù)企業(yè)業(yè)務(wù)的多元化、企業(yè)分布的多地化、新興技術(shù)的高速發(fā)展，財務(wù)共享服務(wù)中心即FSSC應運而生。財務(wù)共享服務(wù)中心FSSC的有著(zhù)規范統一會(huì )計記錄、節約系統和人工成本的優(yōu)點(diǎn)，但隨之也帶來(lái)了財務(wù)人員容易脫離業(yè)務(wù)、人工成本不降反升、離職率升高等缺點(diǎn)。RPA正可以在財務(wù)共享中心里發(fā)揮優(yōu)勢，代替人工完成重復標準化勞動(dòng)，將財務(wù)人員從與業(yè)務(wù)脫離的低技術(shù)重復勞動(dòng)中解脫出來(lái)，也為財務(wù)管理中深入剖析運營(yíng)狀況提供全面的數據支持。

        中國大唐資本控股有限公司是中國大唐集團有限公司二級子公司，在大唐集團金融板塊內擔負投資、融資等重要職責。其業(yè)務(wù)具有多牌照、個(gè)性化的鮮明特點(diǎn)，隨之給財務(wù)工作帶來(lái)點(diǎn)多面廣、產(chǎn)品與經(jīng)營(yíng)模式靈活多變、業(yè)務(wù)系統多等管理困難。公司根據自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)結合已有的軟件系統，搭建了業(yè)財結合、多維一體的財務(wù)共享中心平臺。財務(wù)共享中心建立之初就確立了以業(yè)財數據整合和提供專(zhuān)業(yè)的財務(wù)數據為基礎，實(shí)現為領(lǐng)導提供決策支持，推動(dòng)企業(yè)的標準化，和成為企業(yè)高素質(zhì)財務(wù)人才基地的三個(gè)目標。

        財務(wù)共享中心平臺也由于以上企業(yè)特點(diǎn)，在搭建完成后出現了部分系統銜接不完善，業(yè)財對接系統中未形成閉環(huán)的問(wèn)題，大量系統與系統，單據與單據的重復核對工作，極大降低了財務(wù)共享中心的工作效率，也給財務(wù)部由記賬會(huì )計向管理會(huì )計的轉變造成了阻礙。信永中和管理咨詢(xún)團隊從共享中心運營(yíng)模式中的流程、人員和管治三個(gè)關(guān)鍵維度入手，詳細梳理，使之與業(yè)務(wù)需求契合。通過(guò)調研訪(fǎng)談、原始資料收集、專(zhuān)題研討會(huì )等多種方式剖析現行流程中的問(wèn)題，從管理層的核心需求和財務(wù)人員降低工作量的愿望出發(fā)，與企業(yè)管理人員和財務(wù)人員共同探討改進(jìn)辦法和查找提升點(diǎn)，尋求從管理制度、業(yè)務(wù)流程、崗位職責和組織架構上優(yōu)化財務(wù)共享中心整體運作。信永中和共享中心咨詢(xún)團隊為大唐資本控股有限公司財務(wù)共享中心設計符合共享中心管理特點(diǎn)的各項制度，涵蓋了組織管理制度、流程管理制度、服務(wù)管理制度、財務(wù)規章制度等多個(gè)方面。

        大唐資本控股有限公司有著(zhù)點(diǎn)多面廣、產(chǎn)品和營(yíng)業(yè)方式靈活多變，業(yè)務(wù)和財務(wù)系統繁多復雜，財務(wù)人員不足和年輕化等難點(diǎn)。調研過(guò)程中，財務(wù)人員普遍反映，日常工作量大、重復性核對工作多，同個(gè)數據在不同單據間反復粘貼。信永中和集團大數據支持部團隊自收到反饋意見(jiàn)起，便從各類(lèi)業(yè)務(wù)流程入手，結合崗位職責劃分，從重復工作量大，人工效率低的關(guān)鍵點(diǎn)著(zhù)手，提出了多個(gè)解決方案，讓RPA（機器人流程自動(dòng)化）參與到共享中心日常工作中，銜接起業(yè)務(wù)中各人工環(huán)節，整體提高財務(wù)共享中心運作水平。

        實(shí)施方式

        一、 國債逆回購流程（銀行流水核對RPA、填寫(xiě)原始憑證RPA、逆回購臺賬生成RPA）

        業(yè)務(wù)背景：企業(yè)開(kāi)展國債逆回購業(yè)務(wù)，每周均有多筆業(yè)務(wù)發(fā)生。會(huì )計在取得銀行流水后，與財務(wù)共享中心系統中的業(yè)務(wù)記錄進(jìn)行核對，一一對應編制國債逆回購臺賬（包含本金、起止日期、利率等信息）并計算出利息金額，再編制原始憑證和記賬憑證。業(yè)務(wù)結束，國債贖回核對國債逆回購臺賬和利息金額，并編制相應的原始憑證和記賬憑證。根據企業(yè)內部管理要求，每月財務(wù)人員需根據臺賬計算日均利息、資金閑置率等數據供資金月報分析。目前以上操作均由財務(wù)人員線(xiàn)下完成，原始憑證要逐筆手工編制，企業(yè)財務(wù)反映核對銀行流水、編制臺賬和計算各項資金指標等工作花費大量的時(shí)間完成。

        RPA（機器人流程自動(dòng)化）功能：梳理業(yè)務(wù)流程后，RPA從具體以下四個(gè)方面入手，串聯(lián)起國債逆回購財務(wù)核算鏈條。

        1.         取代人工核對銀行流水。在需要人工大量反復核對銀行流水和業(yè)務(wù)記錄的步驟中，引入RPA協(xié)助，只需要會(huì )計將銀行流水和業(yè)務(wù)記錄導入程序，即可根據業(yè)務(wù)發(fā)生日期、金額等信息進(jìn)行基本判斷，摘錄出與國債逆回購業(yè)務(wù)相關(guān)的流水，并進(jìn)行逐一匹配，將判斷邏輯外的異常流水展示給會(huì )計，會(huì )計只需要對異常流水進(jìn)行識別。

        2.         取代手工編制業(yè)務(wù)臺賬。每月會(huì )計需要根據當月的業(yè)務(wù)情況編制國債逆回購臺賬，并計算利息金額。編制臺賬時(shí)重復查詢(xún)核對各業(yè)務(wù)系統、銀行流水等信息。本操作RPA可借鑒上一步的結果，將業(yè)務(wù)記錄與核對好的銀行流水根據臺賬所需格式梳理、填入，并自動(dòng)進(jìn)行利息金額運算，會(huì )計僅需要核對和調整特殊情況的數據，就可以獲得完整的業(yè)務(wù)臺賬。

        3.         取代手工編制原始憑證。會(huì )計依據入賬要求，需要逐筆編制原始憑證，原始憑證信息均可在業(yè)務(wù)臺賬中查找，手工操作難度低、重復性高、耗時(shí)長(cháng)。引入RPA，根據上一步生成的業(yè)務(wù)臺賬，自動(dòng)將所需信息摘錄入原始憑證的固定模板中，一次操作生成全部原始憑證。

        4.         自動(dòng)完成數據指標計算。依靠已經(jīng)完成的上述操作，完整的國債逆回購業(yè)務(wù)數據已在業(yè)務(wù)臺賬中，RPA只需要根據預先設計好的KPI計算出所需指標，會(huì )計就可以直接用于資金分析。

        RPA成效：整個(gè)國債逆回購業(yè)務(wù)鏈條，企業(yè)會(huì )計人員操作中需要多次從銀行流水、業(yè)務(wù)系統、共享中心系統中核對所需數據，各步驟均由人工操作，因此每部操作后仍需要再復核，重復勞動(dòng)多、效率低、耗時(shí)長(cháng)、錯誤率高。業(yè)務(wù)鏈條中，核算崗和資金崗均會(huì )參與到具體步驟操作，業(yè)務(wù)臺賬多次傳遞、使用，臺賬編制需要至少1人次一天的時(shí)間，由于耗時(shí)費事會(huì )計僅月底前集中完成，同時(shí)不同的崗位使用會(huì )根據需要編輯臺賬內數據，造成一類(lèi)業(yè)務(wù)在財務(wù)共享中心內部未形成一份涵蓋所有數據內容的臺賬。

        通過(guò)分析業(yè)務(wù)流程后，從關(guān)鍵數據入手，讓RPA參與到國債逆回購的整個(gè)業(yè)務(wù)鏈條，原本多人多次重復的工作，由RPA分部完成，整個(gè)操作步驟極大簡(jiǎn)化，并大大減少了發(fā)生錯誤的可能，會(huì )計只需要進(jìn)行檢查復核工作，從簡(jiǎn)單低效的制表中解放出來(lái)，可以更多的專(zhuān)注于業(yè)務(wù)的分析和管理工作中。無(wú)論是銀行流水核對、編制業(yè)務(wù)臺賬還是數據指標計算，都只需要在導入基礎數據后，點(diǎn)擊RPA程序運行，3-5分鐘就可以把需要的數據表格準備好 ，隨時(shí)發(fā)生時(shí)時(shí)編輯臺賬。

        二、自動(dòng)填報稅務(wù)報表流程（稅務(wù)申報表填入RPA）

        業(yè)務(wù)背景：企業(yè)已完成財務(wù)共享中心系統的建設，連接外部的百望稅務(wù)軟件和內部財務(wù)用友系統，實(shí)現稅務(wù)與業(yè)務(wù)的數據對接，可直接在共享中心系統中完成認證、開(kāi)票等操作，月底可直接根據發(fā)票認證和開(kāi)票數據生成稅務(wù)報表，但仍需要會(huì )計將稅務(wù)數據手工填入各地稅務(wù)申報系統中。企業(yè)在北京、上海、天津均有子公司，因此每月會(huì )計需要進(jìn)入不同地區的稅務(wù)軟件中，分別填報各子公司的申報數據，且由于財務(wù)共享中心生成的稅務(wù)報表無(wú)法直接填入稅務(wù)申報系統，導致會(huì )計并未采用自動(dòng)生成的稅務(wù)報表，而仍然是傳統的手工取數、調整和填報。

        RPA（機器人流程自動(dòng)化）功能：RPA機器人可根據財務(wù)共享中心系統生成的稅務(wù)報表，直接完成從登錄到申報的各項填報操作，在申報過(guò)程中可按照各表數據，準確填報入稅務(wù)系統中的各申報位置中，且自動(dòng)打開(kāi)和保存各張申報表，過(guò)程中無(wú)需人參與操作。

        RPA成效：企業(yè)原本設計財務(wù)共享中心系統的時(shí)候預想創(chuàng )建一個(gè)完整的稅務(wù)閉環(huán)，幫助會(huì )計人員準確的進(jìn)行申報，避免人為錯誤發(fā)生，但是由于軟件的限制，無(wú)法在最終的稅務(wù)申報過(guò)程中填報數據，導致前面的稅務(wù)報表被會(huì )計廢棄，未發(fā)揮出應有的作用。

        原本財務(wù)人員手動(dòng)計算，逐表逐數填入稅務(wù)申報系統，單一家子公司當月填報就需要至少半小時(shí)時(shí)間。引入RPA后，完成一家公司從登錄到填報僅需要10分鐘，不但提高工作效率，還完善企業(yè)原有的稅務(wù)系統鏈條，銜接起企業(yè)的系統與稅務(wù)申報系統，減少人為填報錯誤的可能，簡(jiǎn)化會(huì )計申報的操作。即使在多地的稅務(wù)系統中填報，也不存在對稅務(wù)申報軟件不熟悉，耗費填報時(shí)間的問(wèn)題。

        三、傭金交易流程（傭金確認單生成RPA）

        業(yè)務(wù)背景：企業(yè)在建設財務(wù)共享中心系統中，業(yè)財對接未匹配完善，在保險傭金確認業(yè)務(wù)中仍需要業(yè)務(wù)部門(mén)與財務(wù)部門(mén)之間手工單據的往返傳遞。財務(wù)部每月根據財務(wù)共享中心系統中的傭金交易記賬明細填寫(xiě)傭金確認單，交給業(yè)務(wù)部門(mén)逐筆確認，業(yè)務(wù)部門(mén)填入具體的開(kāi)票信息傳遞給財務(wù)部，由財務(wù)人員核對后開(kāi)具發(fā)票并編制記賬憑證。每月保險傭金確認筆數多，涉及開(kāi)票數量大，業(yè)務(wù)系統與財務(wù)系統中數據不銜接，手工編制單據往返傳遞降低了財務(wù)工作效率。

        RPA（機器人流程自動(dòng)化）功能：評估企業(yè)財務(wù)共享中心系統的建設情況，業(yè)財對接的匹配仍在建設中，該業(yè)務(wù)未來(lái)會(huì )整體納入業(yè)財對接的鏈條中，提出了為企業(yè)解決短期問(wèn)題的具體方案，RPA從手工單據的編制入手。會(huì )計從共享系統中導出傭金交易記錄，導入RPA中，RPA生成按照交易公司名稱(chēng)、金額等信息分類(lèi)的傭金確認單，并按照企業(yè)格式要求，生成逐筆填入詳細金額的確認單。

        RPA成效：企業(yè)會(huì )計每月需要填寫(xiě)30至50份傭金確認單，原本需要大量時(shí)間根據傭金交易記錄，匯總、計算、填寫(xiě)傭金交易確認單，重復性強且易出錯。RPA可通過(guò)預設邏輯，直接完成傭金確認單的分類(lèi)填寫(xiě)，5分鐘時(shí)間完成單據生成。節約會(huì )計工作時(shí)間，提高整個(gè)傭金確認業(yè)務(wù)環(huán)節的效率。RPA在該業(yè)務(wù)鏈條的參與和應用，快速解決了企業(yè)系統匹配不完善問(wèn)題，獲得企業(yè)的認可。

        財務(wù)機器人價(jià)值

        在大唐資本控股有限公司財務(wù)機器人案例中，信永中和集團大數據支持部團隊接觸到企業(yè)共享中心建立中的實(shí)際情況，在與企業(yè)面對面溝通中了解到財務(wù)人員實(shí)際操作中的“痛點(diǎn)”，幫助企業(yè)梳理和分析解決方案，對癥下藥在共享中心的整體操作環(huán)境中嵌入單個(gè)RPA，幫助企業(yè)完成業(yè)務(wù)流程的閉環(huán)操作，提高財務(wù)共享中心的核算質(zhì)量。不同于財務(wù)訂制系統，單個(gè)RPA開(kāi)發(fā)周期短，可快速給企業(yè)提供解決方案，迅速有效的根據企業(yè)要求做出反應，填補財務(wù)軟件及系統中的缺失。

財務(wù)共享中心是企業(yè)財務(wù)人才培養基地，財務(wù)人員的職業(yè)規劃都是從傳統的“核算財務(wù)（共享財務(wù)）”到“業(yè)財融合的業(yè)務(wù)財務(wù)”，再到對企業(yè)提供決策、分析、管理的“管理財務(wù)”轉型。RPA的使用讓財務(wù)人員擺脫傳統“伏案作業(yè)”，從日常繁瑣的記賬、對賬等工作中解脫出來(lái)，盡可能地靠近業(yè)務(wù)前端，了解業(yè)務(wù)前端，結合共享中心提供的各類(lèi)指標數據及BI分析結果，成為公司領(lǐng)導決策的好幫手。更好突出了“企業(yè)財務(wù)人才培養”職能歸集到財務(wù)共享中心的優(yōu)點(diǎn)，達到為企業(yè)管理輸出懂業(yè)務(wù)通財務(wù)人才的目的，提高財務(wù)人員綜合競爭力。